TÓM TẮT: Chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan dân cử không dừng ở việc thay thế tài liệu giấy bằng tệp điện tử, mà phải hướng tới tái thiết kế quy trình, chuẩn hóa dữ liệu, kết nối các hệ thống và hình thành phương thức quản trị dựa trên dữ liệu. Bài viết phân tích đặc thù chuyển đổi số tại Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh; đề xuất mô hình “một nguồn dữ liệu, một quy trình số, nhiều giá trị sử dụng”; đồng thời xác định các nhiệm vụ ưu tiên về kho dữ liệu dùng chung, trí tuệ nhân tạo, tương tác số với cử tri và bảo đảm an toàn thông tin trong giai đoạn 2026-2030.
Hình 1. Chuyển đổi số gắn với hoạt động của Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh.
Nguồn: Tác giả xây dựng bằng công cụ AI, tháng 8/2026.
1. Đặt vấn đề
Trong những năm gần đây, chuyển đổi số đã trở thành một trong những động lực quan trọng thúc đẩy đổi mới phương thức lãnh đạo, quản lý và tổ chức thực thi công vụ. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia là đột phá quan trọng hàng đầu; đồng thời đặt ra yêu cầu đổi mới tư duy, hoàn thiện thể chế, phát triển hạ tầng, dữ liệu, nhân lực và các công nghệ chiến lược.
Đối với cơ quan dân cử, chuyển đổi số không đơn thuần là trang bị máy tính, triển khai phần mềm quản lý văn bản hoặc cung cấp tài liệu kỳ họp dưới dạng điện tử. Giá trị cốt lõi của chuyển đổi số nằm ở việc thay đổi phương thức tổ chức công việc, chuẩn hóa quy trình, hình thành dữ liệu có cấu trúc, kết nối thông tin giữa các khâu và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ đại biểu xem xét, giám sát, thảo luận và quyết định các vấn đề quan trọng của địa phương.
Nói cách khác, số hóa chỉ là bước chuyển tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử; còn chuyển đổi số là quá trình tái thiết kế toàn bộ phương thức vận hành trên môi trường số. Một văn bản được quét thành tệp PDF mới chỉ là tài liệu số. Chỉ khi thông tin trong văn bản đó được phân loại, gắn mã hồ sơ, liên kết với chương trình công tác, kỳ họp, nội dung giám sát, kiến nghị cử tri, cơ quan chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý thì dữ liệu mới thực sự trở thành tài sản phục vụ quản trị.
2. Đặc thù chuyển đổi số trong hoạt động của Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh
Hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, các Ban của HĐND tỉnh và Văn phòng có phạm vi rộng, liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị và nhiều nhóm thông tin khác nhau. Mỗi kỳ họp phát sinh khối lượng lớn tài liệu; mỗi cuộc giám sát cần tổng hợp số liệu từ nhiều ngành, địa phương; mỗi ý kiến, kiến nghị của cử tri phải được phân loại, chuyển đến đúng cơ quan có thẩm quyền, theo dõi tiến độ và đánh giá chất lượng giải quyết.
Bên cạnh đó, cơ quan dân cử đồng thời thực hiện nhiều nhóm nhiệm vụ có quan hệ chặt chẽ với nhau như: phục vụ hoạt động lập pháp của Đoàn đại biểu Quốc hội; chuẩn bị kỳ họp HĐND; thẩm tra dự thảo nghị quyết; tổ chức giám sát, khảo sát, chất vấn và giải trình; tiếp xúc cử tri; tiếp công dân, xử lý đơn; theo dõi việc giải quyết kiến nghị; cung cấp thông tin và tuyên truyền hoạt động của cơ quan dân cử.
Nếu các nhóm thông tin trên được quản lý rời rạc trong từng phần mềm hoặc từng thư mục riêng biệt, cán bộ tham mưu vẫn phải tìm kiếm, đối chiếu và tổng hợp thủ công. Khi đó, công nghệ mới hỗ trợ lưu trữ, chưa tạo ra sự thay đổi căn bản về năng suất và chất lượng công việc. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là hình thành môi trường làm việc số thống nhất, trong đó dữ liệu được tạo lập một lần, cập nhật thường xuyên và sử dụng cho nhiều mục đích.
Thông tin từ tiếp xúc cử tri có thể trở thành nguồn dữ liệu để lựa chọn nội dung giám sát; kết quả giám sát có thể được sử dụng khi thẩm tra báo cáo của UBND tỉnh; nội dung chất vấn có thể được liên kết với cam kết, thời hạn thực hiện và kết quả tái giám sát. Đây chính là giá trị gia tăng mà quản trị dữ liệu mang lại cho hoạt động của cơ quan dân cử.
3. Những nền tảng thực tiễn đã được hình thành
Thời gian qua, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Thanh Hóa đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, cung cấp tài liệu điện tử, tổ chức kỳ họp không giấy tờ, công khai nghị quyết, chương trình giám sát và kết quả giải quyết kiến nghị của cử tri trên môi trường mạng. Việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành, giải pháp phòng họp không giấy tờ, Cổng thông tin điện tử và các phần mềm nghiệp vụ đã hỗ trợ cán bộ, đại biểu tiếp cận tài liệu nhanh hơn, giảm khối lượng in ấn và thuận lợi trong tra cứu.
Cổng thông tin điện tử của Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh là kênh cung cấp thông tin chính thống về hoạt động của cơ quan dân cử, góp phần công khai nghị quyết, chương trình, kết quả giám sát, hoạt động tiếp xúc cử tri và những vấn đề được cử tri, Nhân dân quan tâm. Các hệ thống thông tin hiện có là nền tảng quan trọng để chuyển sang giai đoạn phát triển cao hơn: từ ứng dụng từng phần mềm riêng lẻ sang xây dựng hệ sinh thái số; từ lưu trữ tài liệu sang quản trị dữ liệu; từ tổng hợp thủ công sang phân tích, cảnh báo và hỗ trợ ra quyết định.
Tuy nhiên, thực tiễn cũng cho thấy dữ liệu phục vụ hoạt động của cơ quan còn được quản lý trên nhiều hệ thống như quản lý văn bản, kỳ họp điện tử, Cổng thông tin điện tử, quản lý kiến nghị cử tri và các tệp dữ liệu chuyên ngành. Mức độ liên thông giữa các hệ thống chưa đồng đều; một số thông tin vẫn phải cập nhật lặp lại; việc tổng hợp báo cáo, theo dõi thời hạn và đối chiếu số liệu còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công. Đây là điểm nghẽn cần được tập trung xử lý trong giai đoạn tiếp theo.
Hình 2. Các trụ cột của hệ sinh thái số trong cơ quan dân cử.
Nguồn: Tác giả xây dựng bằng công cụ AI
4. Từ số hóa tài liệu đến quản trị dựa trên dữ liệu
Để chuyển đổi số đi vào chiều sâu, có thể nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin của cơ quan theo nguyên tắc “một nguồn dữ liệu, một quy trình số, nhiều giá trị sử dụng”. Theo nguyên tắc này, mỗi nhóm thông tin phải có một đầu mối chịu trách nhiệm cập nhật; dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ khi hình thành; các phần mềm có khả năng trao đổi thông tin với nhau; người dùng được khai thác dữ liệu theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
Mô hình này giúp hạn chế tình trạng cùng một thông tin phải nhập nhiều lần, giảm sai lệch số liệu giữa các báo cáo, đồng thời tạo điều kiện hình thành các bảng điều hành phục vụ lãnh đạo, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu. Thay vì chỉ tra cứu một văn bản riêng lẻ, người sử dụng có thể theo dõi toàn bộ quá trình phát sinh, xử lý và kết thúc một vấn đề.
5. Năm trụ cột trọng tâm của mô hình chuyển đổi số
5.1. Số hóa toàn bộ vòng đời công việc
Mỗi nhiệm vụ cần được quản lý từ lúc tiếp nhận yêu cầu, phân công xử lý, dự thảo, xin ý kiến, trình ký, phát hành, theo dõi thực hiện đến lưu trữ hồ sơ. Quy trình số phải phản ánh đúng quy trình nghiệp vụ, xác định rõ người thực hiện, người phối hợp, thời hạn hoàn thành và sản phẩm đầu ra.
Đối với kỳ họp HĐND, hồ sơ số cần kết nối từ đề nghị xây dựng nghị quyết, dự thảo văn bản, báo cáo thẩm tra, ý kiến đại biểu, kết quả biểu quyết đến nghị quyết được ban hành. Đối với hoạt động giám sát, hệ thống cần quản lý đề cương, báo cáo của đơn vị chịu giám sát, tài liệu khảo sát, kiến nghị sau giám sát, thời hạn thực hiện và kết quả tái giám sát. Khi toàn bộ vòng đời công việc được số hóa, lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực; cán bộ giảm thao tác nhập liệu lặp lại; hồ sơ được lưu trữ đầy đủ và dễ dàng truy xuất.
5.2. Xây dựng kho dữ liệu dùng chung phục vụ đại biểu
Dữ liệu của cơ quan dân cử không nên được nhìn nhận như tập hợp các tệp văn bản riêng lẻ mà cần được tổ chức thành các nhóm dữ liệu có quan hệ với nhau. Trước mắt, có thể ưu tiên xây dựng các kho dữ liệu về nghị quyết của HĐND tỉnh và kết quả tổ chức thực hiện; chương trình, kết luận và kiến nghị giám sát; ý kiến, kiến nghị của cử tri và kết quả giải quyết; nội dung chất vấn, giải trình và cam kết của người trả lời; các chỉ tiêu kinh tế - xã hội, ngân sách, đầu tư công; hồ sơ kỳ họp, tài liệu thẩm tra và lịch sử sửa đổi văn bản.
Kho dữ liệu dùng chung phải có công cụ tìm kiếm theo nội dung, thời gian, lĩnh vực, địa bàn và cơ quan chịu trách nhiệm. Đại biểu có thể nhanh chóng tra cứu một vấn đề đã được cử tri phản ánh qua nhiều kỳ tiếp xúc, đã được chất vấn hay chưa, đã có nghị quyết hoặc kết luận giám sát nào liên quan và kết quả xử lý đến đâu.
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22 tháng 6 năm 2023, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2024, tạo hành lang pháp lý quan trọng cho hoạt động trên môi trường điện tử. Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 ngày 30 tháng 11 năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, tiếp tục đặt ra yêu cầu quản trị, bảo vệ và khai thác dữ liệu thống nhất, an toàn, hiệu quả.
5.3. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo với vai trò trợ lý công vụ
Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ cán bộ và đại biểu trong nhiều khâu như tóm tắt tài liệu, phân loại ý kiến cử tri, tìm kiếm căn cứ pháp lý, đối chiếu số liệu, phát hiện nội dung trùng lặp, gợi ý nhóm vấn đề giám sát và xây dựng dự thảo ban đầu.
Trong hoạt động thẩm tra, AI có thể hỗ trợ đối chiếu dự thảo nghị quyết với báo cáo, tờ trình, số liệu ngân sách và hệ thống văn bản pháp luật. Trong hoạt động dân nguyện, AI có thể phân nhóm kiến nghị theo lĩnh vực, địa bàn và mức độ cấp thiết; nhận diện những vấn đề được phản ánh nhiều lần hoặc đã quá thời hạn giải quyết. Trong công tác thông tin, AI có thể hỗ trợ chuyển nội dung kỳ họp, giám sát, tiếp xúc cử tri thành các sản phẩm truyền thông phù hợp với từng nhóm độc giả.
Tuy nhiên, AI chỉ nên được sử dụng như công cụ hỗ trợ, không thay thế trách nhiệm của cán bộ, công chức và người có thẩm quyền. Mọi nội dung do AI đề xuất phải được kiểm tra về căn cứ pháp lý, số liệu, thẩm quyền, ngôn ngữ và mức độ bảo mật trước khi sử dụng. Đối với dữ liệu nội bộ, dữ liệu cá nhân, tài liệu chưa công khai hoặc nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước, cần có giải pháp kỹ thuật và quy trình riêng; không đưa dữ liệu lên các nền tảng công cộng khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép.
5.4. Tăng cường tương tác số với cử tri và Nhân dân
Chuyển đổi số phải hướng tới nâng cao chất lượng phục vụ cử tri, chứ không chỉ phục vụ hoạt động nội bộ. Cổng thông tin điện tử có thể từng bước phát triển từ kênh đăng tải thông tin thành nền tảng tương tác hai chiều. Mỗi kiến nghị của cử tri sau khi được tiếp nhận có thể được gắn mã theo dõi; cử tri có thể tra cứu cơ quan được giao giải quyết, thời hạn trả lời, văn bản trả lời và kết quả giám sát của HĐND.
Những vấn đề có nhiều người quan tâm có thể được tổng hợp theo địa bàn, lĩnh vực và thời gian. Việc công khai tiến độ không chỉ góp phần nâng cao trách nhiệm của cơ quan giải quyết mà còn giúp Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu lựa chọn đúng vấn đề cần giám sát, chất vấn hoặc kiến nghị hoàn thiện chính sách.
5.5. Bảo đảm an toàn thông tin và tính liên tục của hệ thống
Dữ liệu của cơ quan dân cử có nhiều cấp độ, từ thông tin công khai đến hồ sơ nội bộ, dữ liệu cá nhân và tài liệu có yêu cầu bảo mật cao. Vì vậy, an toàn thông tin phải được thiết kế ngay từ đầu, không phải là nội dung bổ sung sau khi hệ thống đã vận hành.
Cần thực hiện phân quyền theo vị trí việc làm; xác thực nhiều lớp đối với tài khoản quan trọng; mã hóa dữ liệu; sao lưu định kỳ; quản lý nhật ký truy cập; kiểm tra lỗ hổng; xây dựng phương án khôi phục hệ thống sau sự cố và thường xuyên diễn tập xử lý tình huống mất an toàn thông tin. Mỗi cán bộ, công chức phải được coi là một mắt xích trong hệ thống bảo đảm an toàn. Chỉ một thao tác mở tệp đính kèm không rõ nguồn gốc, sử dụng mật khẩu yếu hoặc chuyển tài liệu công vụ qua kênh không được phép cũng có thể tạo ra rủi ro cho toàn bộ hệ thống.
Hình 3. Thách thức và định hướng hoàn thiện chuyển đổi số trong thời gian tới.
Nguồn: Tác giả xây dựng bằng công cụ AI
6. Sáu nhiệm vụ ưu tiên trong giai đoạn 2026-2030
Một. Rà soát và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ. Mỗi phòng chuyên môn cần xác định đầy đủ quy trình, thành phần hồ sơ, thời hạn, trách nhiệm và dữ liệu đầu ra của từng nhiệm vụ. Chỉ số hóa những quy trình đã được chuẩn hóa; không đưa nguyên trạng những thủ tục rườm rà lên môi trường điện tử.
Hai. Xây dựng danh mục dữ liệu và quy chế quản trị dữ liệu. Cần xác định rõ dữ liệu nào được công khai, dữ liệu nào sử dụng nội bộ, dữ liệu nào phải hạn chế truy cập; ai có trách nhiệm tạo lập, cập nhật, kiểm tra và phê duyệt dữ liệu.
Ba. Kết nối các phần mềm hiện có. Thay vì tiếp tục phát triển những hệ thống khép kín, cần ưu tiên tích hợp quản lý văn bản, kỳ họp điện tử, Cổng thông tin điện tử, kiến nghị cử tri, lịch công tác và kho dữ liệu dùng chung. Người dùng nên được đăng nhập một lần và khai thác thông tin theo quyền được giao.
Bốn. Hình thành bảng điều hành số. Bảng điều hành cần cung cấp các chỉ số thiết thực như tiến độ chuẩn bị kỳ họp; tình hình xử lý nhiệm vụ; số kiến nghị cử tri chưa được giải quyết; số kết luận giám sát quá hạn; cơ quan chậm trả lời; lĩnh vực phát sinh nhiều phản ánh và kết quả thực hiện nghị quyết.
Năm. Triển khai AI theo từng bài toán cụ thể. Không triển khai AI theo phong trào mà cần lựa chọn những nhiệm vụ có khối lượng lớn, thao tác lặp lại và dữ liệu đủ tin cậy. Có thể thí điểm phân loại kiến nghị cử tri, tóm tắt hồ sơ kỳ họp, kiểm tra sự thống nhất của số liệu và hỗ trợ tìm kiếm tài liệu.
Sáu. Phát triển năng lực số cho cán bộ và đại biểu. Kỹ năng số cần trở thành một bộ phận của năng lực công vụ, bao gồm kỹ năng khai thác dữ liệu, sử dụng chữ ký số, bảo vệ tài khoản, kiểm chứng thông tin, sử dụng AI có trách nhiệm và xử lý công việc trên môi trường số.
7. Lấy hiệu quả công việc và sự hài lòng của cử tri làm thước đo
Chuyển đổi số chỉ có ý nghĩa khi tạo ra kết quả cụ thể. Đối với cơ quan dân cử, kết quả đó không nên chỉ được đo bằng số lượng phần mềm, số tài khoản hay số văn bản điện tử, mà phải được đánh giá bằng các chỉ tiêu gắn với chất lượng hoạt động.
Đó là thời gian chuẩn bị tài liệu kỳ họp được rút ngắn; số liệu trong các báo cáo được đối chiếu chính xác hơn; kiến nghị của cử tri được phân loại đúng và theo dõi đầy đủ; kết luận giám sát được thực hiện đúng thời hạn; đại biểu có thể tiếp cận thông tin nhanh chóng; người dân dễ dàng theo dõi kết quả giải quyết vấn đề mình quan tâm.
Cùng với đó, cần thường xuyên đánh giá mức độ sử dụng thực tế. Một hệ thống dù có nhiều chức năng nhưng cán bộ không sử dụng, dữ liệu không được cập nhật hoặc phải nhập lại nhiều lần thì chưa thể coi là thành công. Bộ chỉ số đánh giá chuyển đổi số của cơ quan cần kết hợp giữa tiêu chí kỹ thuật, tiêu chí nghiệp vụ và mức độ hài lòng của người sử dụng.
8. Kết luận
Chuyển đổi số trong hoạt động của Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh là quá trình chuyển từ phương thức làm việc dựa chủ yếu vào hồ sơ và kinh nghiệm cá nhân sang phương thức quản trị dựa trên quy trình, dữ liệu và công nghệ.
Nền tảng quan trọng nhất không chỉ là máy móc hay phần mềm mà là quyết tâm đổi mới, sự thống nhất trong tổ chức thực hiện và năng lực số của mỗi cán bộ, công chức, đại biểu. Công nghệ phải được đặt đúng vị trí là công cụ hỗ trợ con người hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao.
Với những nền tảng đã được xây dựng, cùng yêu cầu đổi mới mạnh mẽ trong nhiệm kỳ 2026-2031, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Thanh Hóa có điều kiện để từng bước hình thành môi trường làm việc số thống nhất, an toàn, hiện đại; nâng cao chất lượng tham mưu, phục vụ; tăng cường công khai, minh bạch; góp phần để hoạt động của cơ quan dân cử ngày càng gần dân, sát thực tiễn và đáp ứng tốt hơn yêu cầu phát triển của tỉnh trong giai đoạn mới.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
2. Chính phủ (2025), Nghị quyết số 03/NQ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2025 ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
3. Quốc hội (2023), Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22 tháng 6 năm 2023, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2024.
4. Quốc hội (2024), Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 ngày 30 tháng 11 năm 2024, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.