Ngày 05/8/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 309/2026/NĐ-CP và Nghị định số 310/2026/NĐ-CP, đồng thời có hiệu lực từ ngày ban hành. Hai văn bản tiếp tục hoàn thiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, với điểm nhấn là khai thác, tái sử dụng dữ liệu để giảm thành phần hồ sơ, mở rộng phương thức tiếp nhận và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đối với chính quyền địa phương, nhất là cấp xã, đây là những quy định cần được cập nhật sớm trong tổ chức vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công và giải quyết thủ tục hành chính hằng ngày.

1. Không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin, giấy tờ Nhà nước đã có

Điều 2 Nghị định số 309/2026/NĐ-CP bổ sung khoản 2a Điều 4 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, xác định rõ cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ; không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thành phần hồ sơ nếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố, kết nối, chia sẻ theo quy định. Chỉ khi không thể khai thác do sự cố, thảm họa hoặc thông tin chưa chính xác thì cơ quan tiếp nhận mới hướng dẫn bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định.

Nghị định số 310/2026/NĐ-CP tiếp tục cụ thể hóa nguyên tắc này trong quy trình điện tử. Tại Điều 4, cán bộ, công chức, viên chức khi kiểm tra hồ sơ phải khai thác dữ liệu để kiểm tra tính chính xác của thông tin, kiểm tra chữ ký số hoặc chữ ký điện tử và tra cứu thành phần hồ sơ trong các cơ sở dữ liệu nhằm tránh yêu cầu người dân cung cấp lại. Những thông tin, thành phần hồ sơ sau khi được tiếp nhận và ghi nhận tính chính xác được lưu giữ để tiếp tục tái sử dụng.

Đây là thay đổi có ý nghĩa trực tiếp đối với hoạt động ở cơ sở. Khi người dân vẫn phải nộp lại giấy tờ do dữ liệu chưa kết nối hoặc chưa chính xác, cơ quan thực hiện cần nhận diện rõ nguyên nhân thuộc dữ liệu, hệ thống hay quy trình để xử lý hoặc kiến nghị xử lý, thay vì mặc nhiên chuyển gánh nặng sang người dân.

2. Thủ tục hành chính điện tử phải được tái cấu trúc dựa trên dữ liệu

Điều 6 Nghị định số 310/2026/NĐ-CP sửa đổi Điều 21 theo hướng đặt ra các tiêu chí thực chất đối với thủ tục hành chính đủ điều kiện cung cấp trên môi trường điện tử: biểu mẫu điện tử tương tác phải cắt giảm thông tin phải điền; tái sử dụng thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết đã được số hóa; tự động khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành; tích hợp thanh toán trực tuyến đối với thủ tục có nghĩa vụ tài chính; có quy trình số hóa, cấp kết quả điện tử và được kiểm thử về kỹ thuật, trải nghiệm người dùng trước khi triển khai chính thức.

Đáng chú ý, Điều 7 sửa đổi Điều 22 với tên gọi “Thực hiện thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu”. Theo đó, bộ, cơ quan ngang bộ và UBND cấp tỉnh có trách nhiệm rà soát các thủ tục có sử dụng dữ liệu đã được công bố, tái cấu trúc quy trình để cắt giảm hồ sơ, trình tự thực hiện; thiết kế dịch vụ công phù hợp và phối hợp kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Như vậy, yêu cầu mới không chỉ là chuyển hồ sơ giấy thành tệp điện tử. Trọng tâm là tổ chức lại quy trình trên cơ sở dữ liệu đã có, giảm những thao tác và giấy tờ mà người dân không cần phải thực hiện lại.

3. Mở rộng phương thức tiếp nhận, phục vụ nhưng phải đúng điều kiện pháp luật

Theo Điều 3 Nghị định số 310/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để đề nghị giải quyết thủ tục hành chính thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Hệ thống đồng thời phải ưu tiên tự động điền, tái sử dụng hồ sơ, giấy tờ và dữ liệu đã lưu trữ khi đã có kết nối.

Nghị định số 309/2026/NĐ-CP cũng bổ sung cơ chế sử dụng thiết bị tự phục vụ - ki-ốt thông minh để hỗ trợ tra cứu, nộp hồ sơ, xác thực định danh, thanh toán trực tuyến và nhận kết quả. Đối với hồ sơ nộp qua ki-ốt, hệ thống có thể xác thực danh tính qua VNeID hoặc thiết bị đọc thẻ Căn cước theo quy định; việc triển khai tại nhà văn hóa, bưu điện hoặc khu vực công cộng căn cứ điều kiện thực tế và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Một điểm mới khác là Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và cấp xã có thể tiếp nhận thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, cơ chế này chỉ áp dụng đối với thủ tục đáp ứng điều kiện về số hóa hồ sơ, xác thực điện tử, liên thông, chia sẻ dữ liệu và thuộc danh mục do cơ quan có thẩm quyền công bố; không nên hiểu là mọi thủ tục đều đương nhiên được tiếp nhận ở bất kỳ địa phương nào.

4. Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và một số mốc nghiệp vụ cần cập nhật

Điều 5 Nghị định số 309/2026/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về tổ chức, nhân sự tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc tương đương Trưởng phòng và không quá 02 Phó Giám đốc tương đương Phó Trưởng phòng thuộc UBND cấp xã. Nhân sự làm việc tại Trung tâm có thể gồm công chức, nhân viên thuộc quản lý của Trung tâm; công chức, viên chức của các phòng chuyên môn; cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan ngành dọc được cử đến và nhân sự hỗ trợ của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

Về thời điểm tính thời hạn, Điều 8 Nghị định số 309/2026/NĐ-CP quy định thời gian giải quyết được tính từ khi hồ sơ đã được tiếp nhận đầy đủ, đúng quy định và thể hiện trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Đối với thủ tục tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính, thời gian giải quyết được tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận được hồ sơ theo quy định.

Điều 9 của Nghị định cũng yêu cầu hồ sơ tiếp nhận trực tiếp phải được chuyển ngay trong ngày làm việc; trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ thì chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. Đây là những mốc nghiệp vụ cần được thống nhất trong quy trình nội bộ, bởi chúng gắn trực tiếp với việc xác định trách nhiệm và xử lý trường hợp hồ sơ chậm, muộn hoặc bị gián đoạn.

5. Chính quyền địa phương cần tập trung vào những việc gì?

Do cả hai Nghị định có hiệu lực ngay từ ngày 05/8/2026, yêu cầu trước mắt là cập nhật kịp thời quy trình, cách thức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong phạm vi trách nhiệm. Riêng Nghị định số 309/2026/NĐ-CP có quy định chuyển tiếp đối với các hồ sơ đã được tiếp nhận trên Cổng Dịch vụ công quốc gia do Văn phòng Chính phủ triển khai, bảo đảm tiếp tục giải quyết khi chuyển sang Cổng Dịch vụ công quốc gia tại Trung tâm dữ liệu quốc gia do Bộ Công an xây dựng.

Đối với địa phương, trọng tâm rà soát nên tập trung vào những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến việc giải quyết hồ sơ: dữ liệu nào đã có thể khai thác thay thành phần hồ sơ; hệ thống nào chưa kết nối hoặc dữ liệu còn sai lệch; nhân sự, tài khoản nghiệp vụ, chữ ký điện tử và điều kiện kỹ thuật tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; thủ tục đủ điều kiện tiếp nhận không phụ thuộc địa giới đã được công bố; những trường hợp người dân vẫn phải cung cấp lại giấy tờ đã có và nguyên nhân.

Những vướng mắc lặp lại ở nhiều đơn vị cần được tổng hợp theo nhóm để xử lý ở cấp hệ thống hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn, tránh để từng xã tự xử lý theo những cách khác nhau. Đây cũng là cơ sở đánh giá chất lượng cải cách hành chính bằng kết quả thực tế, không chỉ bằng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến hoặc tỷ lệ số hóa.

6. Một số gợi mở đối với cơ quan dân cử và cơ quan tham mưu

Đối với HĐND, Thường trực HĐND, các Ban và đại biểu HĐND, những thay đổi nêu trên cung cấp thêm các tiêu chí để theo dõi, giám sát chất lượng phục vụ của chính quyền địa phương: người dân có còn phải nộp lại thông tin, giấy tờ Nhà nước đã có; thủ tục trực tuyến có thực sự giảm số lần đi lại; việc tiếp nhận không phụ thuộc địa giới được triển khai đúng điều kiện; Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã có đủ nhân lực và điều kiện kỹ thuật; hồ sơ chậm do cán bộ, quy trình hay do hệ thống và dữ liệu.

Đối với cơ quan tham mưu, phục vụ HĐND, cần theo dõi mối liên hệ giữa quy định pháp luật, thủ tục đã công bố và thực tiễn tổ chức thi hành. Phản ánh của cử tri, kiến nghị của người dân và kết quả giám sát tại cơ sở là nguồn thông tin quan trọng để nhận diện những khó khăn thuộc thẩm quyền địa phương hoặc những vấn đề cần kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn, chấn chỉnh.

Hai Nghị định mới cho thấy cải cách thủ tục hành chính đang chuyển từ việc “đưa quy trình lên môi trường số” sang yêu cầu chủ động khai thác dữ liệu, tổ chức lại quy trình và kiểm chứng kết quả bằng mức độ thuận lợi thực tế của người dân, doanh nghiệp. Đây là yêu cầu cần được chính quyền địa phương cập nhật và tổ chức thực hiện ngay từ cơ sở.

Tra cứu toàn văn văn bản:

• Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 của Chính phủ

• Nghị định số 310/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 của Chính phủ